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        在職人事檔案數字化加工服務管理對策

        來源: 2021年11月06日

        (一)定期對數字化檔案進行升級信息技術會隨著時代的發展不斷進步與完善,同時,在新技術對舊技術進行替代時,以舊技術為依托的存儲設備可能會無法被新技術所讀取。在這種情況下,檔案管理人員一方面應做好兩手準備,即既保存數字化人事檔案信息,也同步保存紙質化人事檔案信息,使得每一份人事檔案信息都有一份保底檔案,供后期查閱。另一方面,檔案管理人員應定期對數字化檔案進行升級,在升級過程中,要保障存儲的檔案信息不被丟失或更改,保障檔案的準確性。

        (二)選擇合適的存儲載體載體是人事檔案數字化最主要的物質基礎,載體選擇的好壞直接決定數字化人事檔案的保存年限。當前載體的形式有多種,做成載體的材質也五花八門,但材質品質優良的存儲設備其各方面抗風險能力都會較為凸出。人事檔案管理人員應在存儲載體方面選擇材質優良,具有較強抗風險能力和保存時間較長的存儲設備,讓人事檔案信息不會因為載體本身的原因而遭到破壞或丟失。

        (三)加強人事檔案數字化管理安全性數字化人事檔案的安全性主要依靠對計算機信息系統和存儲硬件設備的安全性進行多方面加強來保障。首先,檔案管理部門應清晰地分清人事檔案的保密級數,對保密級數較高的人事檔案應加強安全保管系數,加強病毒查殺軟件,應用軟件,聯網設備,防火墻等計算機系統保護程序的安裝與監管。其次,加強人事檔案保管人員的安全性教育。對保密級數較低或完全公開的人事檔案信息,檔案保管人員也應該嚴格按照單位制定的人事檔案管理、調閱等程序進行處理。再次,完善人事檔案責任落實制度。人事檔案在管理過程中,可能會遇到上級領導要調閱自己的檔案或他人檔案,或數字化人事檔案在操作過程中出現失誤等造成檔案信息丟失,對于這些問題,單位要根據具體情況將責任落實到具體個人,以責任來加強檔案管理人員的保管意識。

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