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        人事檔案數字化加工服務過程中的問題

        來源: 2021年11月08日

        (一)保存環境更為苛刻傳統的人事檔案主要以紙質檔案為主,隨著現代科學技術的進步,紙質檔案的質量也在逐步提高,紙質檔案的保存環境也得到了一定程度的提升,但紙質檔案的特性使得紙質檔案的保存環境只要保持干燥、常溫、避光、干凈等就能將紙質檔案保存較長一段時間。人事檔案數字化后,檔案信息需要以數據的方式保存在光盤或硬盤中,但光盤或硬盤的保存條件比紙質檔案保存條件更為苛刻,灰塵、氣體、濕度、溫度、磁場等都可能會讓光盤或硬盤里的信息受損,導致信息無法讀出來,造成信息丟失。

        (二)信息技術更新較快信息技術的更新速度可以用日新月異來形容。人事檔案數字化后,信息存儲在光盤或硬盤中。對于數字化后的人事檔案,最重要的基礎時其存儲設備能夠被相應的讀取設備所識別,并能順利讀出。但隨著科學技術的迅速發展,各種軟硬件水平在不斷升級,升級后的軟硬件水平可能與原有的光盤或硬盤在銜接口或讀取程序等方面存在不相容現象,最終導致光盤或硬盤中原有信息無法被轉換或準確讀書,導致儲存信息丟失。

        (三)信息安全存在隱患人事檔案數字化后,人事檔案的調閱、復制和管理等得到了較大的便利,但數字化后的人事檔案在存儲與保管等方面還存在較大的安全隱患。主要為:第一,檔案管理人員在對檔案進行操作時,可能會存在操作失誤,造成檔案無意識地被刪減或更改等,而存儲設備沒有對原檔案進行備份,進而造成信息丟失和失真。第二,互聯網信息技術存在一個較大的隱患則為網絡病毒與網絡黑客,這些病毒和黑客對于保密性極高的人事檔案而言屬于天敵,一旦保密要求極高的人事檔案信息受到竊取和泄露,則會給檔案當事人帶來無法彌補的損失。

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