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        辦公室檔案整理收集中存在的問題

        來源: 2021年11月10日

        辦公室檔案收集整理中存在的問題目前,我國城管檔案的收集整理工作主要是由城市管理綜合行政執法局(簡稱“城管局”)來負責。而城管局是由城管辦和執法大隊演變而來。城管局的工作內容復雜繁瑣,且當時的檔案收 集整理意識不強,種種因素導致城管檔案收集整理工作不被重視。從而導致城管檔案的收集、整理、保管等方面存在各種問題,主要是城管檔案的收集整理工作方面。下面對城管檔案收集整理中存在的主要問題進行闡述。

        1、檔案管理缺乏專業工作人員

        雖然對城管檔案的收集整理工作有相關管理人員進行,但是檔案管理工作人員一般都不具備專業管理能力,即城管檔案收集整理工作采取的是粗放管理方式。另外,城管檔案管理部門的管理人員一般為兼職管理人員,正式專職檔案管理人員幾乎沒有,而對于檔案管理方面具有專業水平的工作人員更是稀缺。專業型管理人才的缺乏,最終導致檔案收集整理工作存在諸多問題。

        2、檔案收集整理不完善

        城管檔案的收集整理是檔案管理工作中的重要部分。檔案收集整理不完善,會影響城管檔案的利用情況。隨著對城管檔案管理工作要求的提升,就會明顯發現城管檔案不完善與工作需要的矛盾。降低了城管檔案的利用,也影響了城管工作的進一步開展。城管檔案收集整理不完善主要體現在以下幾方面。第一,城管檔案種類不齊全,導致檔案結構單一;城管檔案記錄主要是紙質檔案,而電子檔案、聲像檔案、圖形檔案等類型的檔案幾乎沒有。第二,城管檔案分類混亂;檔案涉及領域較多,在收集整理中,不能按照類別進行歸檔,影響檔案的查找和利用。第三,執法檔案業務不完善;有的案件的庭審時間較長,或者是案件的訴訟、復議程序較繁雜;隨著人員的變更,時間的推移,可能會導致城管檔案的丟失;或者有的檔案在結案后,歸檔時未能及時處理,影響了檔案的完整性。

        3、檔案缺乏信息化建設

        隨著計算機技術的發展,在許多發達城市,城管檔案的收集整理工作已經由計算機來替代。但是很多城管局的城管檔案收集整理工作仍是由人工手動進行。有的城管局受財政資金限制,沒有足夠的資金投入到城管檔案管理工作中;導致城管檔案管理中,計算機硬件性能較差,不能適應城管檔案的收集整理工作,延緩了檔案的管理工作。城管檔案收集整理中缺乏信息化建設,影響檔案收集整理的同時,也影響著網絡數據的查詢。另外,既熟知檔案管理,又掌握計算機技術的專業人才很稀缺,也影響著檔案的信息化建設。

        4、檔案利用不充分

        城管檔案建立的最終目的就是為了后期城市建設提供參考。只有對檔案充分利用,才能體現出城管檔案建立的意義。城管檔案沒有得到充分利用主要表現在檔案利用率較低,以及檔案編研成果較少。檔案利用率低主要是因為城管部門很少針對檔案開展過相關工作;對檔案的查閱也是少之又少,檔案查閱也主要是工作需要。編研成果方面,因為領導的不重視,編研材料又少,導致最后檔案質量較低,甚至該編研成果中沒有相關成果說明。檔案的實用性不強,這就導致了城管檔案的利用率較低。

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